CS Support Admin.
Dilbeek

Beschrijving van de functie

Missie:

• Assisteren van de Key Acccount Admin bij zijn onderhoudsbeheeractiviteiten;
• Uitvoeren van alle administratieve taken van de afdeling.

Verantwoordelijkheden:

Opvolging en administratieve ondersteuning

• Telefoon ontvangst
• Zorgt voor de administratieve taken van het CS-bureau (contractportfolio, onderhoudsimplementatie, probleemoplossing, migratie, kleine werken)
• Onderhoudt onderhoudscontracten in het ERP en archiveert contracten in het bestand
• Versleutelt commerciële en technische correspondentie in opdracht van de beheerder
• Genereert certificaten voor onderhoudsbezoeken
• Stelt onderaannemingscontracten op in opdracht
• Dossiers: documenten met betrekking tot de administratieve aspecten van het Agentschap
• Assisteert operationele medewerkers bij hun administratieve taken
• Communiceert met operationele medewerkers om hen te helpen bij de administratieve opvolging van contracten en om over alle facturatiegegevens te beschikken
• Codeert de werktijden van operationeel personeel
• Beheert en stuurt mail door vanuit algemene mailboxen (info, rapporten,...)
• Voert specifieke taken uit bij afwezigheid van assistenten van andere instanties (omschakeling van bestellingen, postverwerking, enz.)

Verkoop en klantenondersteuning

• Verwelkomt klanten
• Helpt de verkoopvertegenwoordiger bij het coderen en bijwerken van nieuwe contracten
• Informeert klanten over alle administratieve aspecten van hun bestelling (facturatie, leveringstermijnen of problemen, bestelling,...) na het verkrijgen van de nodige informatie van interne afdelingen of leveranciers
• Neemt deel aan de herinneringen aan offertes

Facturering

• Bereidt de facturatie van beheerde bestanden voor (onderhoud, probleemoplossing, kleine opdrachten, migraties) en stelt facturen op
• Verwerken van aanmaningen van onbetaalde facturen

Activiteitenmonitoring en operationeel beheer
Helpt de Key Account Admin en groepsleiders bij het plannen

Profielbeschrijving

Profiel

• Snelle codering;
• Goede toespraak;
• Goede schrijfvaardigheden;
• Weerstand tegen stress ;
• Goede organisatorische capaciteit en prioriteitenbeheer;
• Autonoom;
• Goede kennis van Excel en Word;
• Zeer goede kennis van FR en NL;
• Autonoom.

Wij bieden

Wij bieden

• Een gevarieerde en boeiende functie
• Een aantrekkelijk verloningspakket met:Groeps- en hospitalisatieverzekering, 13e maand, vakantiegeld
• Maaltijdcheques (€8/dag), ecocheques
• 6 extra ADV-dagen per jaar
• GSM + laptop